紙文書の効率的な電子化で業務効率を改善
課題のポイント
実現したい未来
取得した紙文書をデジタルデータへ変換することで、情報参照やナレッジの共有、文書の所在管理の省力化を図るほか、庁舎空間の更なる有効活用を実現する。
現状
・紙文書を大量に保有しているため閲覧、決裁、廃棄の際に該当の紙文書を捜索する労力が生じているほか、保管のためだけに広大なスペースを必要としている。
・また、どの紙文書をデジタルデータへ変換することが効果的であるか十分に検討できていない。
解決したい課題
・紙文書の、確実、効率的で、デジタル活用可能な形でのデジタルデータへの変換
・デジタルデータへ変換する紙文書の必要量の見極め
想定する解決策
・紙文書をデジタルデータへ変換する新たな手法の活用
・民間事業者の持つ、紙文書の保存要否の仕分けの知見の活用
※提案にあたっては、「スキャナ等を利用して紙媒体の行政文書を電子媒体に変換する場合の扱いについて」（令和4年2月10日内閣府大臣官房公文書管理課長通知）に示される留意点を踏まえたうえでご提案ください。
民間組織側の想定メリット
他都市でも同様の課題を抱えているため、今回の実証実験を通じ、他都市への横展開が期待できる。
募集概要
| 担当課 | 京都市文化市民局地域自治推進室 |
|---|---|
| 担当部署の事業の概要 | デジタル技術を活用した市民の利便性向上、業務効率の向上等 |
| 背景 | 市民の利便性向上及び業務効率化に向けてICT（情報通信技術）を活用したシステム等を導入しスマートな区役所の実現を目指す。 |
| 実現したい未来 | 取得した紙文書をデジタルデータへ変換することで、情報参照やナレッジの共有、文書の所在管理の省力化を図るほか、庁舎空間の更なる有効活用を実現する。 |
| 現状 | ・紙文書を大量に保有しているため閲覧、決裁、廃棄の際に該当の紙文書を捜索する労力が生じているほか、保管のためだけに広大なスペースを必要としている。 |
| 検討経緯・これまでに実施したことがある施策等 | 紙文書を人の手でスキャンすることでイメージ化する方法を検討したが、確実性、効率性、費用、時間等の面で折り合いがつかず、実現していない。 |
| 解決したい課題 | ・紙文書の、確実、効率的で、デジタル活用可能な形でのデジタルデータへの変換 |
| 想定する解決策 | ・紙文書をデジタルデータへ変換する新たな手法の活用 |
| 民間組織側の想定メリット | 他都市でも同様の課題を抱えているため、今回の実証実験を通じ、他都市への横展開が期待できる。 |
| 提案企業に求める専門性 | 指定都市の行政実務（特に福祉分野）の知見 |
| 提供可能なデータ・環境等 | ・令和７年に行った文書量調査の結果（ただし、詳細な内訳は無い） |
| スケジュール感・主要なマイルストン | 随時（実現可能になった段階で速やかにとり行う） |
| 事業実施にあたっての留意点、制約等 | 提供する実際の紙文書は個人情報を含むため、法令に基づく適正な取扱いが必要となる。 |
| 参考情報 | – |
| 今後の展開想定 | 実証実験の結果によっては令和８年度に事業化に向けた調査を行うことを検討中。紙文書のデジタルデータへの変換の実施は、この調査の結果を踏まえて決定する。 |
| 提案の提出期限 | 2025年10月20日〜11月30日 |
| 目指すSDGsのゴール | |
